miércoles, 7 de diciembre de 2011

Comunicación efectiva en organizaciones (Definición y procesos)

Luego de consultar varias fuentes pude llegar definir comunicación efectiva como la comunicación, que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicación efectiva el transmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido.

Dentro de los procesos de comunicación efectiva los distintos elementos de la comunicación deben tener en cuenta ciertas características.

1. El transmisor debe establecer credibilidad, debe conocer el tema, conocer a quién y cómo se debe emitir el mensaje para evitar malos entendidos.

2. El mensaje debe mostrar componentes intelectuales (lenguaje que nos ayude entender y razonar) y componentes emocionales (las emociones y sentimientos explican nuestro sentir sobre el mensaje).

  3. El receptor debe escuchar y entender el mensaje para responder efectivamente a la situación.

No todos somos excelentes comunicadores y tampoco seguimos los procesos aquí establecidos. Pero con ciertos puntos claves y con el interés que le pongamos a las situaciones de comunicación podemos realizar estos procesos efectivamente.

Tipos de comunicación

Comunicación congruente: También llamada fluida o abierta, se realiza con franqueza, con el propósito de comprender y llegar a un acuerdo con el otro. Su herramienta fundamental es el feed-back, o retroalimentación positiva, consciente de las necesidades y circunstancias ( contexto ) de cada uno de los actores del proceso de comunicación.

   Comunicación agresiva: Es un patrón de comunicación incongruente, donde uno de los interlocutores disfraza su temor interior a través de la fachada de acusador. Generalmente se produce cuando entre sus interlocutores encuentra su patrón opuesto que lo reafirma, el minusválido. No busca el acuerdo, porque no hay entendimiento en el nivel profundo del lenguaje.

    Comunicación minusválida: También incongruente, el rol del actor que la asume se vale de posturas aplacadoras y suplicantes, por miedo a ejercer su verdadero poder para defender algún punto de vista propio. Se vale de la auto descalificación.

    Comunicación super-razonable: Su incongruencia está fundamentada en que elimina de su lenguaje cualquier asomo de sentimientos que pueda hacerlo flaquear. El actor que asume este rol se empeña en las justificaciones y argumentaciones de carácter lógico, para desacreditar la falta de certeza de sus interlocutores. Su enganche se produce con el irrelevante. Es incongruente, su estrategia el poder y dominio de la situación.

    Comunicación irrelevante: Su incongruencia se basa en la confusión interior que impide la concentración clara sobre algún punto de vista o sentimiento. "El irrelevante hará o dirá cosas que tengan poca relación con lo que digan o hagan los demás".

Comunicación


En la actualidad con el surgimiento de numerosas organizaciones se ha ido desarrollando un mercado competitivo que ha llevado a la mayoría de las empresas a mejorar su relación comunicativa entre los miembros de la misma, haciendo uso de estrategias o canales de comunicación, con el propósito de mantener actualizados a sus empleados a cerca de los cambios que se realicen en la empresa, esto con la finalidad de mejorar o reforzar su identidad e imagen corporativa hacia su público interno y externo.

La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes

  • Comunicación Organizacional: es aquella que instauran las instituciones y forman parte de sus culturas y de sus normas.
  • Comunicación Organizacional Formal: esta la establece la propia empresa, es estrcuturada en función de organización y de sus metas. Es controlada y sujeta a reglas.
  • Comunicación Organizacional Informal: surge entre la interacción social entre los miembors de desarrollo del afecto o amistad entre las personas

domingo, 27 de noviembre de 2011

Cuestionario para evaluar la efectividad del trabajo en equipo y comunicación en la empresa A.S.C.I.

INSTRUCCIONES: Lee cuidadosamente las siguiente preguntas y de acuerdo con tu experiencia personal en la empresa, responde, siendo el 1 el valor más bajo y el 5 el más alto. 
NOTA: SE HONESTO, Y LEE LA PREGUNTA COMPLETA ANTES DE RESPONDERLA.

1.    ¿Considero que en mi área de trabajo se fomenta el trabajo en equipo?

1                     2                     3                     4                     5

2.    ¿Me siento cómodo trabajando con mis colaboradores?

1                     2                     3                     4                     5

3.    ¿Considero que A.S.C.I. fomenta el trabajo en equipo?

1                     2                     3                     4                     5

4.    ¿Cuándo hablo, lo hago oportunamente y de forma correcta?

1                     2                     3                     4                     5

5.    ¿Mis colaboradores tienen la actitud para trabajar en equipo?

1                     2                     3                     4                     5

6.    ¿Considero que mis palabras tienen un efecto notorio sobre los demás?

1                     2                     3                     4                     5

7.    ¿Trabajo fácilmente con personas con puntos de vista diferentes al mío?

1                     2                     3                     4                     5

 
8. ¿Creo que las infiltraciones de información en una empresa son graves y negativas?

1                     2                     3                     4                     5

9.    ¿Reconozco con facilidad cuando alguien me muestra que estaba equivocado?

1                     2                     3                     4                     5

10. ¿Nunca empleo palabras altisonantes en mi ambiente laboral?

1                     2                     3                     4                     5

11. ¿Me parece mejor trabajar solo y así evitar conflictos?

1                     2                     3                     4                     5

12. ¿Soy muy eficaz cuando se trata de persuadir a las personas de que entiendan mi punto de vista o hagan lo que yo deseo?

1                     2                     3                     4                     5

13. ¿Me muestro paciente en el momento de trabajar con demás personas?

1                     2                     3                     4                     5

14. ¿Suelo tener una actitud neutral ante conflictos laborales?

1                     2                     3                     4                     5

15. ¿Me muestro comprensivo cuando alguien comete algún error?

1                     2                     3                     4                     5                    

16. ¿Tomo en cuenta la opinión de mis compañeros cuando se debe tomar una decisión?

1                     2                     3                     4                     5

¿Qué es el trabajo en equipo?

Un equipo de trabajo es un conjunto de personas que se organizan de una forma determinada para lograr un objetivo común. En esta definición están implícitos los tres elementos clave del trabajo en equipo:
  • Conjunto de personas: los equipos de trabajo están formados por personas, que aportan a los mismos una serie de características diferenciales  (experiencia, formación, personalidad, aptitudes, etc.), que van a influir decisivamente  en los resultados que obtengan esos equipos.
  • Organización: existen diversas formas en las que un equipo se puede organizar para el logro de una determinada meta u objetivo, pero, por lo general, en las empresas esta organización implica algún tipo de división de tareas. Esto supone que cada miembro del equipo realiza una serie de tareas de modo independiente, pero es responsable del total de los resultados del equipo.
  • Objetivo común: no debemos olvidar, que las personas tienen un conjunto de necesidades y objetivos que buscan satisfacer en todos los ámbitos de su vida, incluido en trabajo. Una de las claves del buen funcionamiento de un equipo de trabajo es que las metas personales sean compatibles con los objetivos del equipo.

Desde el punto de vista de las competencias, podríamos decir que los resultados de un equipo de trabajo, dependen básicamente, de tres competencias clave:
  • SABER: esta competencia engloba las características diferenciales entre los miembros del equipo de trabajo, así como determinadas características del equipo como tal.
  • PODER: se refiere a la oportunidad que tenga el equipo de poner en funcionamiento todos sus recursos para el logro de los objetivos.
  • QUERER: hablamos de motivación, de la compatibilidad entre objetivos personales y objetivos del equipo.

Diferencia entre Grupo y Trabajo en Equipo

Grupo
Equipo
Los miembros trabajan de forma independiente y a menudo no están trabajando hacia el mismo objetivo.
Miembros de trabajo interdependiente que trabajan en pro de los objetivos personales y del equipo, y que entienden que estos objetivos se logran mejor mediante el apoyo mutuo.
Los miembros se centran principalmente en sí mismos porque no están involucrados en la planificación de los objetivos de su grupo y sus objetivos.
Los miembros sienten un sentido de pertenencia hacia su papel en el grupo porque se comprometieron con los objetivos que ayudaron a crear.
Los miembros tienen sus tareas y se les dijo lo que debían hacer, rara vez se les pide opinión.
Los miembros colaboran juntos y utilizan su talento y experiencia para contribuir al éxito de los objetivos del equipo.
Los miembros son muy cautelosos en lo que dicen y tienen miedo de hacer preguntas. Ellos pueden no comprender plenamente lo que está sucediendo en su grupo.
Los miembros basan su éxito en la confianza y alientan a todos los miembros a expresar sus opiniones, distintos puntos de vista y preguntas.
Los miembros no confían entre ellos al no comprender plenamente el papel que cada miembro desempeña en su grupo.
Cada miembro hace un esfuerzo consciente para ser honesto, respetuoso, y escuchar el punto de cada persona.
Los miembros pueden tener mucho que aportar, pero se ven frenados por una relación cerrada con cada miembro.
Los miembros son animados a ofrecer sus habilidades y conocimientos, así cada miembro es capaz de contribuir al éxito del grupo.
Los miembros se sienten incómodos por las diferentes opiniones o desacuerdos porque lo consideran una amenaza. No hay grupo de apoyo para ayudar a resolver problemas.
Los miembros ven el conflicto como una parte de la naturaleza humana y reaccionan ante ella, tratándola como una oportunidad para conocer nuevas ideas y opiniones. Todo el mundo quiere resolver los problemas de forma constructiva.
Los miembros pueden no participar en la toma de decisiones colectivas, y la conformidad se valora más que resultados positivos.
Los miembros participar en igualdad en la toma de decisiones, pero cada miembro entiende que el líder puede ser que necesite para tomar la decisión final si el equipo no puede llegar a un acuerdo de consenso.

Ventajas y Desventajas del Trabajo en Equipo

Una de las principales ventajas del trabajo en equipo es el efecto sinergia, la posibilidad de obtener resultados que van más allá  de las capacidades de los componentes del equipo. Pero para las personas y las organizaciones tienen otras ventajas, algunas de las cuales se indican a continuación:
Para las Personas
  • Incremento del aprendizaje individual al compartir.
  • Conocimientos, experiencias, puntos de vista, etc.
  • Satisfacción de necesidades sociales.
  • Desarrollo de habilidades de comunicación, de negociación y de persuasión.
  • Motivación por la posibilidad de aportar ideas y ser escuchado.

Para las organizaciones
  • Toma de decisiones con más información.
  • Desarrollo de proyectos complejos.
  • Diagnóstico y solución de problemas.
  • Creatividad.
  • Mayor aceptación e implicación con las decisiones.
  • Fuerza laboral más flexible.

Desventajas

El trabajo en equipo, si no está bien gestionado puede también provocar algunos problemas que se indican a continuación:
·         Prevalencia de los objetivos personales sobre los del equipo
·         Conflictos interpersonales e individualismos
·         Toma de decisiones más arriesgadas
·         Menos esfuerzo de algunos componentes
  • Presión hacia el conformismo y la uniformidad
  • Incapacidad de llegar a acuerdos
  • Mayor consumo de tiempo